Viele Großkunden zum Beispiel aus der Immobilienbranche haben automatisierte Posteingänge für Rechnungen und Protokolle. Allerdings mussten die Dokumente bislang hierfür mühevoll konfiguriert und zusammengestellt werden.
Fragen Sie bei Ihren Großkunden nach
digibase Routing wird für jeden Großempfänger von uns individuell konfiguriert, da jedes Unternehmen seine eigenen Regeln und Prozesse hinterlegt hat.
Meist stellen Großkunden Ihren Dienstleistern ein sogenanntes „Merkblatt elektronische Rechnungsstellung“ zur Verfügung. Um die neue Versandart „digibase Routing“ für den entsprechenden Großkunden einrichten zu können, benötigen wir genau dieses Merkblatt – am besten auch einen persönlichen Ansprechpartner im Unternehmen.
Fragen Sie doch bei Ihren Großkunden an, ob sie automatisierte E-Mail-Eingänge z.B. für Rechnungen haben – alles weitere übernehmen wir!
Sehr geehrte Damen und Herren,
das Schornsteinfegerhandwerk und digibase unterstützen aktiv die Digitalisierung. Haben Sie bereits ein elektronisches Rechnungspostfach? Mit digibase kann ich Ihnen Rechnungen und andere Dokumente jetzt auch per E-Mail gemäß Ihrer speziellen Anforderungen zukommen lassen. Senden Sie mir dafür bitte Ihre Anforderungen zu.Folgende Fragen sind seitens digibase für die Anlage des Routings zu klären:
1. Gibt es eine spezielle E-Mail-Adresse für Rechnungen?2. In welchem Format möchten Sie die Rechnungen erhalten (PDF, X-Rechnung, ZUGFeRD)? Gibt es eine Leitweg-ID?3. Sollen Rechnungen gebäudebasiert mit anderen Dokumenten in einer Datei oder mit anderen Dokumenten in einer separaten Datei im Anhang versendet werden?4. Welche Dokumententypen (Terminanmeldungen, Mahnungen, Protokolle) von der Versendung mit der Rechnung ausgeschlossen und sollen an alternative E-Mail-Adressen gesendet werden?5. Wohin sollen alle sonstigen Dokumente gesendet (Fallback E-Mail-Adresse)?6. Wie lautet die exakte postalische Anschrift für die dieses Routing verwendet werden soll?Das digibase Routing unterstützt keine personalisierten E-Mail-Adressen. Stattdessen sollten allgemeine E-Mail-Adressen z.B. buero@ihre.firma, info@ihre.firma oder verwaltung@ihre.firma genutzt werden. Da das Routing von uns sehr sorgfältig und manuell gepflegt wird, ist dies mit personalisierten E-Mail-Adressen aufwandsbedingt nicht umsetzbar.
Mit den besten Grüßen
Elektronisches Rechnungspostfach
Vielleicht ist es auch schon Ihnen so ergangen - Sie senden mit digibase an einen Großkunden und er antwortet in dieser Art:
Sie haben eine E-Mail an ein elektronisches Rechnungspostfach gesendet. Dieses Postfach wird automatisch ausgelesen und Ihre E-Mail erfüllt nicht die erforderlichen Kriterien.
Falls Sie eine E-Mail dieser Art erhalten haben, leiten Sie diese einfach weiter an support@digibase.com und kümmern uns um den Rest.