Beilagen und Dokumente ohne Empfängeradresse können auf verschiedenen Wegen mit digibase versendet werden.
Drucken oder an digibase senden - Unzugeordnete Dokumente
Mit dem digibase Drucker können auch Dokumente ohne Empfängeradresse gedruckt werden. Bei PDF-Dateien eignet sich diese Methode nicht immer (Warum kann es beim Drucken von PDF-Dateien mit dem digibase Drucker zu Problemen kommen? : digibase Apps). Hier kann stattdessen die Funktion "senden an digibase" oder direkt der Beilagenmanager verwendet werden, der weiter unten erklärt wird. Diese Dokumente landen unter "Versand"->"Briefe" bei dem Entwürfen und werden in einem gelben Kasten angezeigt.
Nach einem Klick auf “Jetzt zuordnen” wird die Suchmaske geöffnet, in der der Kunde gesucht werden kann, dem das Dokument zugesendet werden soll. Der Kunde muss bereits in digibase als Kunde hinterlegt sein.
Unzugeordnete Dokumente können auch als Beilage gespeichert werden (ab digibase network Plus). Nach Auswahl des Dokuments wird direkt zum Beilagenmanager weitergeleitet.
Der Beilagenmanager
Der Beilagenmanager kann auch direkt aufgerufen werden. Er befindet sich in digibase Plus unter “Versand” -> “Beilagen”. Hier kann auch eine PDF-Datei vom Rechner ausgewählt und der Versand geplant werden.
Die Beilage kann für die Speicherung in digibase benannt werden.
Es kann ein Zeitraum angegeben werden, in dem die Beilage versendet werden soll.
Es kann entschieden werden, ob die Beilagen bei hoheitlichen, freien oder allen Briefen angefügt werden,
ob sie einmalig an jeden Kunden versendet wird oder in jedem Brief,
und ob sie auf ein eigenes Blatt oder auf die Deckblattrückseite gedruckt wird.
Die Möglichkeit, eine Beilage nur einmal pro Empfänger zu versenden, erfüllt die Anwendungsszenarien:
- Information neuer Kunden über den Versandweg digibase
- Wichtige Informationen einmalig an jeden Kunden
Jede Beilage verfügt über eigene Einstellungen.
Einzelne Dokumente/Beilagen zu einem Brief hinzufügen
Soll nur an einen einzelnen oder an wenige Kunden eine bestimmte Beilage oder ein Dokument an den Brief gefügt werden, reicht die Upload-Funktion in der rechten Spalte der Briefübersicht. Hier können Dokumente auch per Drag & Drop hinzugefügt werden.
