Warum kann der Brief nicht verschickt werden?
Wenn ein Brief mit mehreren PDF-Dokumenten nicht versendet werden kann, liegt das häufig an einem Problem mit einer oder mehreren PDF-Dateien im Brief.
In digibase network werden PDF-Dateien vor dem Versand geprüft. Dabei kann es vorkommen, dass einzelne PDFs als nicht versendbar erkannt werden. Der Grund ist dann meist keine falsche Bedienung, sondern eine fehlerhafte interne PDF-Struktur.
Wichtig:
Ein einfaches Herunterladen und erneutes Hochladen derselben Datei reicht in diesem Fall meistens nicht aus. Die PDF-Datei muss vorher neu erzeugt werden.
Woran erkennst du das Problem?
Typische Hinweise sind:
- Der Brief kann nicht versendet werden.
- Eine oder mehrere PDF-Dateien werden als nicht versendbar markiert.
- Besonders bei Dokumenten mit Bildelementen blockiert eine fehlerhafte PDF-Datei den gesamten Versand.
- Auch nach erneutem Herunterladen und Hochladen bleibt der Fehler bestehen.
Warum passiert das?
Manche PDF-Dateien enthalten fehlerhafte oder ungültige Strukturen im Hintergrund. Der sichtbare Inhalt kann dabei völlig normal aussehen.
Das bedeutet:
Die PDF lässt sich öffnen und lesen, erfüllt technisch aber nicht die Anforderungen für den Versand.
Durch das erneute „Drucken als PDF“ wird die Datei neu aufgebaut. Dabei werden fehlerhafte Strukturen oder beschädigte Metadaten meist entfernt.
Lösung: PDF neu erzeugen und anschließend austauschen
Schritt 1: Betroffene PDF-Datei herunterladen
- Öffne den betroffenen Brief in digibase network.
- Lade die PDF-Datei herunter, die als nicht versendbar markiert ist.
- Speichere die Datei zum Beispiel auf deinem Desktop oder in einem gut auffindbaren Ordner.
Schritt 2: PDF in einem Browser öffnen
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die heruntergeladene PDF-Datei.
- Wähle „Öffnen mit“.
- Öffne die Datei zum Beispiel mit:
- Google Chrome
- Microsoft Edge
- Firefox
Schritt 3: PDF neu drucken
- Öffne im Browser die Druckfunktion:
- entweder über das Drucksymbol
- oder mit der Tastenkombination Strg + P
- Wähle als Drucker/Ziel:
- Als PDF speichern
- oder Microsoft Print to PDF
- Speichere die neue PDF-Datei ab.
- Gib der Datei am besten einen neuen Namen, zum Beispiel:
So vermeidest du, dass die alte und die neue Datei verwechselt werden.
Schritt 4: Alte PDF im Brief entfernen
- Öffne den betroffenen Brief wieder in digibase network.
- Entferne die alte, fehlerhafte PDF-Datei aus dem Brief.
- Lade stattdessen die neu erzeugte PDF-Datei hoch.
Schritt 5: Versand erneut starten
Starte den Versand anschließend erneut.
Wenn die PDF-Struktur durch das erneute Drucken korrigiert wurde, sollte der Brief nun versendet werden können.
Wichtig zu wissen
Bitte lade nicht einfach dieselbe PDF-Datei erneut hoch. Wenn die ursprüngliche Datei technisch fehlerhaft ist, bleibt der Fehler dadurch bestehen.
Die Datei muss vorher über einen PDF-Viewer oder Browser geöffnet und über „Als PDF speichern“ beziehungsweise „Microsoft Print to PDF“ neu erstellt werden.
Was tun, wenn es weiterhin nicht funktioniert?
Wenn der Brief danach immer noch nicht versendet werden kann, prüfe bitte:
- Wurden alle als nicht versendbar markierten PDFs ersetzt?
- Wurde die alte Datei aus dem Brief entfernt?
- Wurde die neu erzeugte Datei hochgeladen und nicht versehentlich wieder die alte?
- Lässt sich die neu erzeugte PDF normal öffnen?
Falls der Fehler weiterhin besteht, melde dich bitte beim Support und nenne den betroffenen Brief beziehungsweise Vorgang.