digibase Teamwork

Mit digibase Teamwork wird die Zusammenarbeit zwischen Schornsteinfegern und Großkunden aus der Immobilienbranche unterstützt. Zur Vereinheitlichung ist (zumeist) eine „Schornsteinfeger-Gesellschaft“ zwischen beide Parteien zwischengeschalten. Diese übernimmt aktiv die Vertragsgestaltung und tritt gegenüber dem Großkunden aus der Immobilienbranche als zentraler Ansprechpartner auf.

Der Großkunde aus der Immobilienbranche profitiert dabei von einer einheitlichen Vertragsgestaltung. Die Rechnungsstellung erfolgt zentral über die Schornsteinfeger-Gesellschaft - zumeist in Form einer Sammelrechnung (1 – 2 mal monatlich).

Der Versand von Rechnungen der einzelnen Schornsteinfeger an eine Teamwork-Organisation erfordert einen klar strukturierten Aufbau sowie einige Pflichtangaben auf der Rechnung. Denn die entsprechenden Informationen zur Erstellung der Sammelrechnung werden direkt aus der gedruckten Rechnung ausgelesen.

Bitte beachten Sie, dass lediglich die Rechnungen an die entsprechende Teamwork-Organisation (Schornsteinfeger-GmbH) gesendet werden. Messprotokolle und sonstige Anhänge müssen direkt an den Eigentümer gesendet werden.

Aufbau & Art der Rechnung

Im Allgemeinen ist bei der Erstellung von Rechnungen auf die Konformität nach §14 UStG zu achten. Darunter fallen u. a. folgende Punkte:

• vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Rechnungsdatum & Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (Positionen)
• Leistungszeitpunkt(e)
• Rechnungsbetrag (Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz)

Rechnungs- und Leistungsempfänger

Durch den Rechnungs- und Leistungsempfänger erkennt digibase, dass es sich bei der Rechnung um eine sogenannte „Teamwork-Rechnung“ handelt. Als Rechnungsempfänger ist die Schornsteinfeger-Gesellschaft (Teamwork-Organisation) anzugeben. Der Leistungsempfänger ist Eigentümer der entsprechenden Liegenschaft (Wohnungsunternehmen). Bitte achten Sie bei Rechnungs- und Leistungsempfänger auf die korrekte Schreibweise. Diese entnehmen Sie der entsprechenden Anlage.

Eine korrekt gestellte Teamwork-Rechnung ist im Postausgang am Teamwork-Symbol zu erkennen.

Liegenschaft / Gebäude

Anhand der Liegenschaft erkennt digibase die Wirtschafts-/Verwaltungseinheit und Gebäudenummer. Selbst kleinste Abweichungen in der Liegenschaft (z. B. Tippfehler) können dazu führen, dass die Rechnung nicht richtig verarbeitet werden kann und abgewiesen wird. Die Liegenschaft ist in einer der folgenden Varianten anzugeben:

• Liegenschaft: Straße Hausnummer, PLZ Ort
• Gebäude: Straße Hausnummer in PLZ Ort

Mieteinheit / Wohnungsnummer

Bei Liegenschaften mit mehreren Mieteinheiten ist die Angabe der entsprechenden Mieteinheit bzw. Wohnungsnummer erforderlich. Für die Erkennung reicht digibase zumeist die eigentliche Mieteinheiten-Nummer (Wirtschafts- bzw. Verwaltungseinheit und Gebäudenummer wird über die Liegenschaft erkannt.

Wie die Bezeichnung bei Ihrem Großkunden genau zu erfolgen hat, erfahren Sie im Anhang.

Leistungsbezeichnung

digibase erkennt die erbrachten Leistungen je Mieteinheit an der entsprechenden Leistungsbezeichnung. Wurde die Leistungsbezeichnung bearbeitet, schlägt die Erkennung fehl und die Rechnung kann nicht als Teamwork-Rechnung verarbeitet werden.

Die Mieteinheit erkennt digibase anhand einer der folgenden Abkürzungen. ME-Nr., ME, Whg.-Nr., Wohn. Bitte achten Sie darauf, nur die entsprechende Mieteinheiten-Nummer aufzuführen. Eine Kombination aus Wirtschaftseinheit, Gebäude und Mieteinheit wie bspw. ME-Nr. 5-253-12 für die Mieteinheit 12 wird von digibase nicht erkannt.

Leistungszeitpunkt / Leistungszeitraum

Die Angabe des Leistungszeitraums ist bei Teamwork-Rechnungen zwingend erforderlich. Bitte aktivieren Sie in den Rechnungseinstellungen „Termine für jeden Betreiber ausweisen“. Es können nur Mieteinheiten abgerechnet werden, in denen die Arbeit auch ausgeführt wurde.

Hinweis: Aufgrund unserer Erfahrung im Versand an Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft wissen wir: Entspricht eine Rechnung nicht den Vorgaben von §14 UStG wird sie oftmals abgewiesen. Ein häufiger Grund ist die fehlende Angabe des Leistungszeitpunkt / Leistungszeitraums.