Rechnungen aufteilen & aufschlüsseln – Nutzungseinheiten korrekt fakturieren

Alwin Peter

Geändert am: Mi, 11 Jun, 2025 um 9:33 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

1 Kurzfassung

Ziel:	Ergebnis:
Gebäude mit Wohn- und Gewerbenutzung, Mietshäuser sowie WEGs rechtssicher abrechnen	– Eine Rechnung mit Aufschlüsselung nach Nutzungseinheit, oder – mehrere Einzelrechnungen je Nutzungseinheit (Mischformen möglich)

Mindestens ein Rechnungslayout in Einstellungen → Rechnungen → frei → Rechnungslayout → Drei Punkte (Neues Rechnungslayout) anlegen, bzw. das Standard-Layout entsprechend anpassen.
Zwei Layout-Schalter kennen und nutzen
- Wohnungen aufführen – benennt und trennt Nutzungseinheiten (NE) voneinander
- Positionen verteilen – führt Rechnungspositionen einzeln auf
- Zusammen genutzt werden auch Beträge der Allgemeinfläche auf die NE verteilt

Schalterkombination	Auswirkung auf Rechnung
Wohnungen aufführen + Positionen verteilen	Jede NE erhält Überschrift, Einzel- & Zwischensummen; Positionen der Allgemeinfläche AW-Schlüssel und Fahrtpauschale werden proportional verteilt.
nur Wohnungen aufführen	NE-Namen sichtbar und aufgeteilt, Beträge aus der Allgemeinfläche jedoch nicht verteilt.
nurPositionen verteilen	Positionen werden einzeln und nicht zusammengefasst aufgeführt, jedoch ist alles auf die Allgemeinfläche bezogen.

Rechnungslayout öffnen → beide Schalter aktivieren.
Gebäude → Vereinbarung (Freie Begehungen) → unter Rechnung den Schalter Rechnungslayout anhaken und das erstellte Rechnungslayout im Dropdown-Menü auswählen.
Begehung (freie Tätigkeit) abschließen → Rechnung wird erzeugt.
Rechnung prüfen.
Rechnung freigeben/ versenden.

Falls das Rechnungslayout Standard lediglich entsprechend angepasst wird, muss in der Vereinbarung kein Rechnungslayout ausgewählt werden, da dann das Standard-Layout automatisch greift.

Beispiel-Rechnung mit Aufteilung nach Nutzungseinheiten:

Der Regler Positionen aufteilen bleibt Pflicht, damit die Beträge pro Einheit berechnet werden.
Wer eine eigene Rechnung erhält, wird über Vereinbarung → Sondereinstellungen → Nutzungseinheit und Routing Rechnung festgelegt.
- Keine Sondereinstellung → Einheit landet auf Sammelrechnung des Haupteigentümers/Verwalters.
- Mischformen sind möglich: z. B. Allgemeinfläche + Wohnung 1 gemeinsam, Wohnung 2 separat.
- Jede NE, die eine separate Rechnung erhalten soll benötigt eine eigene Sondereinstellung

Rechnungslayout öffnen → beide Schalter aktivieren.
Gebäude → Vereinbarung (Freie Begehungen) → Drei Punkte bei Sondereinstellungen → Neue Sondereinstellung→ Nutzungseinheit und Routing Rechnung auswählen
Pro NE entscheiden:
- Eigene Rechnung? → Empfänger wählen (Eigentümer (bzw. Sondereigentümer) / Mieter).
- Auf Sammelrechnung? → keine Sondereinstellung für diese NE
- Keine Aufteilung der Kosten der Allgemeinfläche?→ zurück zu Schritt 1 und Positionen verteilen herausnehmen.
Begehung (freie Tätigkeit) abschließen → System generiert n Rechnungen laut Routing.
Rechnungen prüfen.
Rechnungen freigeben/ versenden.

Rechnung	Inhalt
Rechnung 1, Teil 1	Allgemeinfläche + Wohnung 1 (separat aufgeschlüsselt, aber auf einer Rechnung) → Bsp. für Eigentümer wohnt selbst im Gebäude.

Rechnung 1, Teil 2	Wohnung 2 (Einzelrechnung an Mieter)

Rechnung 2	Alle Wohnungen erhalten gleiche Rechnungen mit den Kosten der Allgemeinfläche gleichmäßig aufgeteilt. → Bsp. für WEGs.

Problem	Ursache	Lösung
NE-Liste sichtbar, aufgeteilte Beträge fehlen	Positionen aufteilen deaktiviert	Schalter aktivieren, Dokumente löschen, Begehung neu abschließen
Einheit erhält keine eigene Rechnung	Sondereinstellung fehlt	Routing in den Sondereinstellungen setzen