INHALTSVERZEICHNIS
Was ist ein Freigabe-Hinweis?
Mit einem Freigabe-Hinweis kannst du oder einer deiner Mitarbeiter wichtige Informationen direkt an einer Begehung hinterlegen. Dies stellt sicher, dass vor der finalen Freigabe von Dokumenten, wie der Begehungsrechnung, alle relevanten Punkte geprüft werden. Zusätzlich kann die automatische Freigabe gezielt pausiert werden, um eine manuelle Prüfung zu erzwingen und Fehler zu vermeiden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Freigabe-Hinweis anlegen
Öffne die gewünschte Begehung in deiner digibase connect App. Klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Menü und wähle die Option „Freigabe-Hinweis anlegen“ aus.
Schritt 2: Hinweis verfassen und Freigabe blockieren
Nachdem du auf „Freigabe-Hinweis anlegen“ geklickt hast, öffnet sich ein neues Menü.
- Freigabe-Hinweis aktivieren: Aktiviere den oberen Schieberegler, um ein Textfeld einzublenden. Hier kannst du deine Nachricht eintragen. Zum Beispiel: „Bitte Rechnungsadresse prüfen - Mieter meinte, dass Eigentümer umgezogen sei.“
- Freigabe blockieren (optional): Aktivierst du den unteren Schieberegler, wird die Freigabe dieser Begehung im „Freigabe und Druck“-Center pausiert. Die Dokumente können dann nicht mehr automatisch freigegeben werden. Lässt du den Regler deaktiviert, wird der Hinweis zwar angezeigt, die Dokumente können aber weiterhin wie gewohnt freigegeben werden.
Klicke abschließend oben rechts auf „FERTIG“.
Schritt 3: Den erstellten Hinweis finden
Der Hinweis ist nun an drei wichtigen Stellen in der App sichtbar, um sicherzustellen, dass er nicht übersehen wird:
- Direkt in der Begehung: Der Hinweis wird dir ganz oben in der Begehungs-Detailansicht angezeigt. Hast du die Freigabe blockiert, siehst du hier den Zusatz „(Freigabe pausiert)“.
- In den Begehungsdokumenten: Innerhalb der Begehung, im Bereich der Dokumente, erscheint der Hinweis direkt über dem Button „DOKUMENTE FREIGEBEN“.
- Im „Freigabe und Druck“-Center: Auf der Übersichtsseite „Freigabe und Druck“ ist der Hinweis auf der Karte der entsprechenden Begehung sichtbar.
Mit einem Klick auf das Startsymbol (▶️) bei den Icons unten rechts auf der Card kannst Du die automatische Freigabe zulassen. Mit einem Klick auf das Pausensymbol (⏸️) bei den Icons unten rechts auf der Card kannst du die automatische Freigabe blockieren.
Wenn in der Begehung im Freigabe-Hinweis der Schieberegler "Freigabe blockieren" angewählt wurde, wird das Startsymbol (▶️) bei den Icons unten rechts auf der Card angezeigt
Tipps & Tricks
- Manuelle Freigabe trotz Blockade: Auch wenn du die „Freigabe blockieren“-Funktion aktiviert hast, kannst du die Dokumente jederzeit manuell freigeben. Klicke dazu entweder direkt in den Begehungsdokumenten auf „DOKUMENTE FREIGEBEN“ oder drücke im „Freigabe und Druck“-Center auf das "Play-Symbol" (▶️) bei der entsprechenden Begehung.
- Effiziente Kommunikation: Nutze die Funktion, um die Kommunikation zwischen Büro und den Mitarbeitern im Außendienst zu verbessern und die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung zu minimieren.
FAQ / Fehlerbehebung
Frage: Was passiert, wenn ich nur einen Hinweis erstelle, aber die Freigabe nicht blockiere? Antwort: Der Hinweis wird an allen genannten Stellen angezeigt. Die Dokumente können jedoch im „Freigabe und Druck“-Center weiterhin wie gewohnt, auch per Stapelverarbeitung, freigegeben werden.
Frage: Kann ich einen Hinweis nachträglich bearbeiten oder löschen?
Antwort: Ja, gehe dazu einfach wieder über das Dreipunkt-Menü in der Begehung auf „Freigabe-Hinweis anlegen“. Dort kannst du den bestehenden Hinweis ändern oder durch Deaktivieren der Schieberegler entfernen.