Hintergrund und Informationen

Beim Thema Datenschutz und auch in anderen unternehmerisch relevanten Bereichen wird es immer wichtiger, sich zuverlässig vertraglich abzusichern – am besten automatisiert und in digitaler Form. Mit dem in digibase integrierten Vertragsmechanismus haben wir diese Nuss geknackt.

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Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger bezüglich DSGVO und Vertragsschließung mit Endkunden relevant sind, haben wir in digibase Plus integriert. In digitaler Form bestätigt der Kunde per Klick, im Papierbrief wird er darauf hingewiesen, den Vertrag digital zu unterzeichnen. Für die Kunden, die nach wie vor alles auf Papier haben wollen, steht der Vertrag selbstverständlich zum Ausdruck zur Verfügung. Im Video erfahren Sie mehr dazu.

Noch kein Plus-Paket? Hier geht es zum Upgrade >

Einrichtung

In den Kontoeinstellungen finden Sie in unter "Rechtliches" alle Informationen zum Vertrag über die Durchführung von Schornsteinfegerarbeiten.

Kontoeinstellungen - Rechtliches

Vertragsvorlage erstellen

Erstellen Sie eine neue Vertragsvorlage und wählen Sie die für Ihren Betrieb und Arbeitsablauf passenden Optionen.

Name

Wählen Sie einen Namen für Ihren Vertrag - dieser erscheint als Überschrift auf der ersten Seite des Vertrags.

Vergütung

Wählen Sie die passende Form der Vergütung bzw. Preisanpassung. 

Automatischer Versand

Sie haben die Wahl, ob Sie den Vertrag (Vertrag + Widerrufsbelehrung) mit Ihrer täglichen Ausgangspost einmalig mitsenden möchten oder den Vertrag nur auf Anfrage postalisch versenden. Bei der Auswahl "Vertrag nur auf Anfrage" wird auf dem Aktionsdeckblatt ein Code gedruckt, mit welchem Ihr Kunde den Vertrag online abschließen kann. 

Vorgehen

In diesem Bereich legen Sie fest, ob der Vertrag auch bei Briefen mit hoheitlichen Dokumenten versendet werden soll. Hoheitliche Dokumente werden am Dokumenttyp erkannt (Feuerstättenbescheid etc.).

Status

Setzen Sie den Status auf aktiv, um den Vertragsmechanismus zu aktivieren.

Aktionsdeckblatt

digibase legt für den Vertrag ein Aktionsdeckblatt an. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie wie gewohnt in Ihren Deckblattvorlagen.

Kontoeinstellungen - Post - Deckblattvorlagen (bearbeiten)

Das Aktionsdeckblatt wird bei Papierbriefen einmalig verwendet. Beim nächsten Brief an den gleichen Empfänger wird natürlich wieder das Standard-Deckblatt verwendet. Mehr dazu erfahren Sie im Hilfeartikel Aktionsdeckblatt >

Datenschutzerklärung und Datenschutzbeauftragter

Erstellen Sie in Ihren Kontoeinstellungen Ihre Datenschutzerklärung für digibase und hinterlegen Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten, sofern Sie einen haben. Mehr dazu erfahren Sie im Hilfeartikel Datenschutzerklärung >

Kontoeinstellungen - Rechtliches - Datenschutzerklärung

Vertragsabschluss

Der Vertragsabschluss kann digital oder schriftlich erfolgen.

Digitaler Vertragsabschluss

Postalisch

Der Kunde wird auf dem Deckblatt auf den Vertrag hingewiesen. Diesen kann er mit seinem Startcode unter digibase.com/vertrag online akzeptieren.

1) Startcode unter digibase.com/vertrag eingeben

2) Vertragsanfrage durch Eingabe des eigenen Names und E-Mail-Adresse akzeptieren

Digitaler Versand

Beim digitalen Versand erscheint direkt nach dem Login bzw. der PLZ-Eingabe (Brief öffnen) die Vertragsanfrage. Der Empfänger kann den Vertrag unterzeichnen oder direkt zu seiner Post wechseln. 

Vertragsabschluss schriftlich/vor Ort

Für Empfänger, die den Vertrag online nicht abrufen können bzw. möchten, besteht die Möglichkeit,den Vertrag handschriftlich unterzeichnen. Hierfür haben Sie in den Kundendetails die Möglichkeit, den Vertrag postalisch zu versenden und unterschriebene Verträge zu erfassen.

Partnerschaften - Kunden - "Vertrag"

Sie können handschriftlich unterzeichnete Vertragsabschlüsse in digibase manuell erfassen. Der Kunde wird dann bei folgenden Briefen nicht mehr auf die offene Vertragsanfrage aufmerksam gemacht. Gleichzeitig erhalten Sie somit eine Übersicht aller abgeschlossenen Verträge.

Kunden von dem Vertrag ausschließen

Sie können Kunden von dem Vertragsmechanismus ausschließen, indem Sie unter "Partnerschaften" den Kunden heraussuchen und "Vertrag ausschliessen" aktivieren. Der Kunde erhält somit weder digital noch postalisch eine Vertragsanfrage.

Partnerschaften - Kunden - "Vertrag"

Kontoeinstellungen - Rechtliches - "Vertragdetails"