Hintergrund und Informationen


Nicht nur beim Thema Datenschutz, auch in anderen unternehmerisch relevanten Bereichen wird es immer wichtiger, sich zuverlässig vertraglich abzusichern – am besten automatisiert und in digitaler Form. Mit dem in digibase integrierten Vertragsmechanismus haben wir diese Nuss geknackt.


Mehr erfahren >


Alle wesentlichen Maßnahmen, die für Schornsteinfeger bezüglich DSGVO und Vertragsschließung mit Endkunden relevant sind, haben wir in digibase Plus integriert. In digitaler Form bestätigt der Kunde per Klick, im Papierbrief wird er darauf hingewiesen, den Vertrag digital zu unterzeichnen. Für die Kunden, die nach wie vor alles auf Papier haben wollen, steht der Vertrag selbstverständlich zum Ausdruck zur Verfügung. Im Video erfahren Sie mehr dazu.




Noch kein Plus-Paket? Hier geht es zum Upgrade >


Einrichtung

In den Kontoeinstellungen finden Sie in unter "Rechtliches" alle Informationen zum Vertrag über die Durchführung von Schornsteinfegerarbeiten.


Kontoeinstellungen - Rechtliches


Vertragsvorlage erstellen

Erstellen Sie eine neue Vertragsvorlage und wählen Sie die für Ihren Betrieb und Arbeitsablauf passenden Optionen.



Name

Wählen Sie einen Namen für Ihren Vertrag - dieser erscheint als Überschrift auf der ersten Seite des Vertrags.


Vergütung

Wählen Sie die passende Form der Vergütung bzw. Preisanpassung. 


Automatischer Versand

Sie haben die Wahl ob Sie den Vertrag mit Ihrer täglichen Ausgangspost einmalig mitsenden möchten oder den Vertrag ausschließlich auf Anfrage postalisch versenden.


Vorgehen

In diesem Bereich legen Sie fest, ob der Vertrag auch bei Briefen mit hoheitlichen Dokumenten versendet werden soll. Hoheitliche Dokumente werden am Dokumenttyp erkannt (Feuerstättenbescheid etc.).


Status

Setzen Sie den Status auf aktiv, um den Vertragsmechanismus zu aktivieren.


Aktionsdeckblatt

digibase legt für den Vertrag ein Aktionsdeckblatt an. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie wie gewohnt in Ihren Deckblattvorlagen.


Kontoeinstellungen - Post - Deckblattvorlagen (bearbeiten)


Das Aktionsdeckblatt wird bei Papierbriefen einmalig verwendet. Beim nächsten Brief an den gleichen Empfänger wird natürlich wieder das Standard-Deckblatt verwendet. Mehr dazu erfahren Sie im Hilfeartikel Aktionsdeckblatt >


Datenschutzerklärung und Datenschutzbeauftragter

Erstellen Sie in Ihren Kontoeinstellungen Ihre Datenschutzerklärung für digibase und hinterlegen Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten, sofern Sie einen haben. Mehr dazu erfahren Sie im Hilfeartikel Datenschutzerklärung >


Kontoeinstellungen - Rechtliches - Datenschutzerklärung


Vertragsabschluss

Der Vertragsabschluss kann digital oder schriftlich erfolgen.


Digitaler Vertragsabschluss


Postalisch

Der Kunde wird auf dem Deckblatt auf den Vertrag hingewiesen. Diesen kann er mit seinem Startcode unter digibase.com/vertrag online akzeptieren.


1) Startcode unter digibase.com/vertrag eingeben

Startcode eingeben


2) Vertragsanfrage durch Eingabe des eigenen Names und E-Mail-Adresse akzeptieren


Digitaler Versand

Beim digitalen Versand erscheint direkt nach dem Login bzw. der PLZ-Eingabe (Brief öffnen) die Vertragsanfrage. Der Empfänger kann den Vertrag unterzeichnen oder direkt zu seiner Post wechseln. 






Vertragsabschluss schriftlich/vor Ort

Empfänger, die den Vertrag online nicht abrufen können bzw. möchten können den Vertrag handschriftlich unterzeichnen. 


In den Kundendetails haben Sie die Möglichkeit einen Vertrag postalisch zu versenden und unterschriebene Verträge zu erfassen. 


Partnerschaften - Kunden - "Vertrag"



Erfassen Sie Vertragsabschlüsse in digibase, damit digibase den Empfänger bei folgenden Briefen nicht mehr auf die offene Vertragsanfrage aufmerksam macht. Gleichzeitig erhalten Sie somit eine Übersicht aller abgeschlossenen Verträge in Ihrer Vertragsübersicht.


Partnerschaften - Kunden - "Vertrag"




Kontoeinstellungen - Rechtliches - "Vertragdetails"