digibase Mail

Auf vielseitigen Kundenwunsch haben wir digibase network um eine weitere Versandart digibase Mail erweitert.

Zu den bisherigen Versandarten Post, Smart, Digital und Routing ermöglichen wir damit eine direkte Zustellung von Dokumenten ins E-Mail-Postfach des Empfängers.


Artikelinhalt

  • Vorteile von digibase Mail gegenüber anderen Versandarten
  • Einrichtung von digibase Mail (Dienstleister)
  • Aktivierung von digibase Mail (Empfänger)
  • Was ist bei digibase Mail noch zu berücksichtigen?
  • Wichtige Dokumente


Vorteile von digibase Mail

  1. Direkte Zustellung von Dokumenten als Anhang einer E-Mail
  2. Nach Aktivierung für den Empfänger keine weitere Anmeldung notwendig 
  3. Selbst einstellbar und auch für Privatkunden verfügbar


Einrichtung von digibase Mail

Die neue Versandart kann man nicht global für alle Kunden einstellen, da bestimmte Bedingungen erfüllt werden müssen. Jeder Empfänger muss zuvor einer Zusendung von Dokumenten im Anhang einer E-Mail aktiv zustimmen.
Warum? -> Der Empfänger kann am besten beurteilen, wer die Rechnung dann einsehen kann und ist, nach eigenhändiger Aktivierung, zukünftig ab Zustellung der E-Mail selbst verantwortlich. Außerdem bestimmt der Empfänger selbst, auf welche E-Mail-Adresse er diese Zustellung akzeptiert.


Die Einrichtung von digibase Mail funktioniert bei allen Empfängern, deren E-Mail-Adresse bei digibase hinterlegt ist, sofern diese der Zusendung von E-Mails nicht bereits explizit widersprochen haben.
Kunden mit der Versandart "digital" können die Dokumentzustellung als E-Mail-Anhang in digibase Home selber verwalten, wenn der Absender digibase Mail aktiviert hat. Daher ist eine Anfrage seitens des Absenders nicht möglich.


Wollen Sie einem Empfänger Dokumente im E-Mail-Anhang zusenden, müssen Sie den Empfänger hierzu anfragen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Prüfen Sie zunächst, ob digibase Mail in ihren Organisationseinstellungen verfügbar, bzw. aktiviert ist
    Über das Menü am oberen Bildschirmrand wählen Sie in Ihren Organisationsoptionen den Menüpunkt Post (1).
    Ist ein Haken an der Option "E-Mail-Versand aktivieren" (2) vorhanden, haben Sie die Möglichkeit digibase Mail zu nutzen.
    Sind Sie noch nicht für digibase Mail freigeschaltet, fehlt diese Option. Da sich diese Funktion noch in der Testphase befindet, wird sie zunächst nur auf Anfrage freigeschaltet. Nehmen Sie hierzu Kontakt mit uns auf.
    Wird diese Option deaktiviert, wird die ursprüngliche für die gesamte Organisation die Versandart digibase Mail deaktiviert.


  2. Anfrage zur Teilnahme an digibase Mail an den Dokumenten-Empfänger per E-Mail versenden
    Grundsätzlich funktioniert der Versand von Dokumenten an eine E-Mail-Adresse nur, wenn vom Empfänger eine E-Mail im System vorhanden ist. Zur Aktivierung gehen Sie wie folgt vor:
    Über das Hauptmenü wählen Sie Kunden (1) und klicken anschließend auf den Kundennamen (2), um in die Detailinformationen zu kommen.
    In den Detailinformationen wählen Sie die 3 Punkte (1) hinter der E-Mail-Adresse, die für digibase Mail angefragt werden soll und klicken dann auf dem Manüpunkt "Versand per Mail anfragen" (2).

    Organisationsseitig sind damit alle notwendigen Schritte getan und die Versandart wechselt automatisch auf digibase Mail, wenn der Empfänger der Anfrage zustimmt.
    Wichtig: Bis zur aktiven Zustimmung des Empfängers bleibt die Versandart digibase Mail für ihn inaktiv.


Aktivierung von digibase Mail

Jeder Empfänger erhält nach der Einrichtung von digibase Mail eine E-Mail, in der er aktiv dem Dokumentenversand im Anhang einer E-Mail zustimmen muss.

Sobald der Empfänger über den Link seine Einverständniserklärung abgibt, wird die Versandart für zukünftige Briefe Ihrer Organisation auf digibase Mail umgestellt und er erhält von Ihnen Dokumente direkt im Anhang einer Mail.
Falls ein Empfänger von mehreren Dienstleistern Post erhält, wird die Versandart natürlich nur für einen umgestellt, und nicht für alle. Der Dienstleister wird in der Aktivierungs-E-Mail namentlich genannt.
Darüber hinaus hat der Empfänger bei jeder Dokumentenzustellung die Möglichkeit, sich von digibase Mail wieder abzumelden.


Was ist bei digibase Mail noch zu berücksichtigen?

Gegenüber Smart und Digital haben wir beim direkten Dokumentenversand als E-Mail-Anhang keine 100% Möglichkeit technisch sicherzustellen, dass der Anhang den Empfänger erreicht hat, daher fehlt die sinnvolle Integration von Erinnerungs- und Nachsendeintervallen (außer bei wichtigen Dokumenten). Technisch können wir nur den Zeitpunkt festhalten, an dem die Dokumente unsere E-Mail-Server verlassen haben.

Wenn der Empfänger den E-Mail-Anhang verspätet öffnet bzw. liest (ggf. sogar offline), kann das zur Verzögerungen kommen. Auch kann ein Filter die Zustellung der Dokumente im Anhang verhindern oder die E-Mails in den Spamordner verschieben.
Richten Sie bitte den Dokumentenempfang mit entsprechender Sorgfalt ein und versichern sich gegebenenfalls, ob die Empfänger ihre Anhänge auch lesen.


Wichtige Dokumente

Mängelprotokolle, Feuerstättenbescheide und Mahnungen werden als wichtige Dokumente gekennzeichnet. Beim Versand dieser Dokumenttypen muss der Postempfänger in der E-Mail-Benachrichtigung die Post per Klick als gelesen markieren. Das ist praktisch der Smartversand ohne PLZ Abfrage. Sobald er die Dokumente geöffnet hat zählt der Brief für uns als gelesen und wird nicht nachgesendet.

M
Mariusz ist der Autor dieses Lösungsartikels.

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