INHALTSVERZEICHNIS
1. Kurzfassung
Mit dieser Funktion kannst du jetzt für jeden deiner Mandanten (frei und hoheitlich) global festlegen, ob bei Mahnungen standardmäßig eine Kopie der Originalrechnung angehängt werden soll (oder nicht). Diese globale Voreinstellung lässt sich bei Bedarf für einzelne Gebäude oder sogar für eine einzelne Mahnung individuell anpassen. Du hast somit die volle Kontrolle über den Mahnprozess.
Wichtiger Hinweis: Der neue Standardwert ist, dass keine Rechnungskopie angehängt wird. Wenn du wie bisher Mahnungen mit Rechnungskopie versenden möchtest, musst du dies einmalig in den Mandanten-Einstellungen aktivieren.
2. Schritt-für-Schritt-Anleitung
Hier zeigen wir dir, wie du die Einstellungen vornimmst.
Schritt 1: Globale Einstellung für den Mandanten festlegen
Zuerst legst du die generelle Regel für einen Mandanten fest. Diese Einstellung gilt dann für alle zukünftigen Mahnungen dieses Mandanten, sofern du keine abweichende Regel definierst.
- Gehe in die Einstellungen und wähle den gewünschten Mandanten (z. B. "Freier Mandant").
- Klicke auf deinen Namen direkt unter der Mandanten-Bezeichnung (Koffersymbol).
- Scrolle zum Abschnitt KONFIGURATIONEN.
- Aktiviere den Schieberegler bei Mahnungen mit Rechnungskopie. Der Regler und das Häkchen färben sich blau.
- Klicke oben rechts auf FERTIG, um deine Auswahl zu speichern.
Wiederhole diesen Vorgang für deinen zweiten Mandanten, falls du die Einstellung für beide Mandanten (frei und hoheitlich) vereinheitlichen möchtest.
Schritt 2: Abweichende Einstellung pro Gebäude (optional)
Du kannst die globale Einstellung für einzelne Vereinbarungen in einem Gebäude überschreiben.
- Navigiere zur betreffenden Vereinbarung in einem Gebäude.
- Öffne den Punkt Rechnung.
- Hier findest du die Option Rechnungskopie bei Mahnungen.
- Wähle im Drop-down-Menü die gewünschte Option aus: "Rechnungskopie anhängen" oder "Keine Rechnungskopie anhängen".
Diese Einstellung gilt dann spezifisch nur für Mahnungen, die aus dieser Vereinbarung heraus erstellt werden, und hat Vorrang vor der globalen Mandanten-Einstellung.
Schritt 3: Einzelne Mahnung anpassen (optional)
Auch bei einer bereits erstellten Mahnung kannst du die Einstellung noch kurz vor dem Versand ändern.
- Öffne den Entwurf einer Mahnung (oder bearbeite eine bestehende).
- Ganz unten im Bearbeitungsfenster findest du die Option Rechnungskopie anhängen.
- Setze oder entferne das Häkchen, je nachdem, ob für diese spezifische Mahnung eine Kopie mitgesendet werden soll oder nicht.
- Klicke auf FERTIG, um die Mahnung zu finalisieren.
Diese letzte Änderung hat die höchste Priorität und überschreibt sowohl die globale als auch die gebäudespezifische Einstellung.
3. Wichtige Hinweise
- Neuer Standard: Beachte, dass standardmäßig keine Rechnungskopie mehr angehängt wird. Kunden, die das bisherige Verhalten beibehalten wollen, müssen die Option wie in Schritt 1 beschrieben pro Mandant aktiv einschalten.
- Gültigkeit: Alle hier beschriebenen Einstellungen wirken sich nur auf zukünftig erstellte Mahnungen aus. Bereits bestehende Mahnungsentwürfe bleiben von den Änderungen unberührt.
- Getrennte Mandanten: Die Einstellung muss, bzw. kann für den freien und den hoheitlichen Mandanten separat vorgenommen werden.
4. FAQ / Fehlerbehebung
- Frage:Warum wird meinen Mahnungen plötzlich keine Rechnungskopie mehr angehängt?
- Antwort: Der Standardwert wurde geändert. Du musst die Funktion "Mahnungen mit Rechnungskopie" in den Mandanten-Einstellungen aktiv einschalten (siehe Schritt 1), wenn du diese Funktion nutzen möchtest.
- Frage:Ich habe die Einstellung geändert, aber bei meinen alten Mahnungsentwürfen ändert sich nichts. Warum?
- Antwort: Die Änderung der Einstellung greift nur für Mahnungen, die nach der Umstellung neu erstellt werden. Du kannst einen alten Entwurf aber öffnen und die Einstellung manuell für diese eine Mahnung anpassen (siehe Schritt 3).