Installation digibase Drucker

Der digibase Drucker ist ein virtueller PDF-Drucker, mit dem Sie Dokumente aus Ihrer Verwaltungssoftware oder einem Textverarbeitungsprogramm an digibase drucken und PDF-Dokumente auch direkt hochladen können. Dies wird technisch durch das PDF/A Format umgesetzt, was die Langzeitarchivierung Ihrer digitalen Dokumente ermöglicht.

1. Schritte zur Installation

Um den digibase Desktop Drucker auf Ihrem Computer nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig: Das Setup für den digibase Drucker finden Sie in den digibase Downloads.

Hier einfach auf "digibase Druckertreiber herunterladen" klicken. Danach das Setup ausführen und den Installationsanweisungen folgen.

Bitte beachten: Nach Abschluss der Installation kann sich der PC automatisch neustarten. Daher alle Daten vorher absichern und alle Programme schließen.

Sofern sich eine ältere Version des digibase Druckers auf dem PC befindet, wird diese deinstalliert.

• Nach dem Ausführen des heruntergeladenen Setups, öffnet sich ein Loginfenster – tragen Sie hier Ihre digibase Logindaten (E-Mail und Passwort) ein.
• Im Anschluss erscheint die Abfrage nach einer digibase Organisation. Um hier zu verhindern, dass Sie Ihr privates Postfach verknüpfen, wählen Sie hier Ihren geschäftlichen Absenderaccount.
• Der digibase Drucker erscheint nun, wie auch Ihre lokalen Drucker, in Ihrer Druckerauswahl (z. B. Datei - Drucken). 

Damit der Drucker nun in der Verwaltungssoftware erscheint, sollten Sie sofern das Programm schließen, falls dieses noch geöffnet war. 

Wenn Sie bisher keinen digibase Drucker auf dem PC hatten, muss die Fensterzeile angepasst werden.

Ist die Fensterzeile nicht hinterlegt oder wird im Dokument eine abweichende Fensterzeile genutzt, kann digibase das Dokument nicht automatisch dem Empfänger zuordnen. Sie müssen dies dann manuell in Ihren Entwürfen zuordnen. Korrigieren Sie die Fensterzeile entweder in den digibase Kontoeinstellungen oder in Ihrer Verwaltungssoftware.

2. Funktionen des digibase Druckers

Diese Funktion wurde implementiert, da ein Audrucken eines PDFs mit dem digibase-Drucker nicht möglich ist und zumeist die PDFs unleserlich hochlädt.

Senden von PDFs an digibase (über Windows):

Anstatt des Ausdruckens durch die Auswahl des digibase Druckers, kann eine Dokumentenübermittlung auch direkt über das Dokument erfolgen.

Wollen Sie eine PDF an digibase senden, so geht das folgendermaßen:

1. Rechtsklick auf die Datei
2. Auswählen "Senden an"
3. Auswählen "digibase"

Senden von PDFs an digibase (über Acrobat Reader):

Hinweis: Dies geht ausschließlich über den Acrobat Reader. Andere PDF Viewer sind nicht in der Lage die Dokumente über diesen Weg hochzuladen

Optionalerweise bietet es sich an, sofern Dokumente als PDF geöffnet wurden, die im Adobe Acrobat Reader hinzugefügt Funktion der direkten Übermittlung zu nutzen.

Wollen Sie eine PDF an digibase senden, so geht das folgendermaßen:

1. Rechtsklick auf die Datei
2. Auswählen "An digibase senden"

Einrichten von Briefpapier:

Um Ihren Dokumenten eine persönliche Note zu verleihen, können Sie in digibase Briefpapier hinterlegen und dieses Ihren Dokumenten hinzufügen, obgleich der Drucker nur virtuell ist. 

Wie sie Ihr eigenes Briefpapier in digibase einpflegen können, sehen sie im folgenden Artikel:

Eigenes Briefpapier erstellen und hinzufügen

Um ein Dokument nun mit dem Briefpapier zu drucken, muss der jeweilige Druckerschacht ausgewählt werden. Dies kann in der jeweiligen Druckersoftware direkt bei Ihrer Verwaltungssoftware vorgenommen werden:

1. Nach Erstellung eines Dokuments muss zunächst die Druckvorschau geöffnet werden

2. Dort besteht die Möglichkeit den Drucker zu konfigurieren

3. Dies zunächst auswählen und auf "Druckereigenschaften" klicken

4. Hier öffnet sich das folgende Fenster. Hier den Schacht "Briefpapier" auswählen und bestätigen

5. Als letzten Schritt kann der Druck einfach ausgeführt werden und somit das Dokument nach digibase übertragen werden.

Um zu überprüfen, ob nun alles seine Richtigkeit hat, können Sie in digibase direkt in den Entwürfen nachprüfen, ob das Papier korrekt hinterlegt wurde. Dazu im Versand bei den Entwürfen auf das betroffene Dokument klicken: