Installation digibase Drucker
Der digibase Drucker ist ein virtueller PDF-Drucker, mit dem du Dokumente aus deiner Verwaltungssoftware oder einem Textverarbeitungsprogramm an digibase drucken und PDF-Dokumente auch direkt hochladen kannst. Dies wird technisch durch das PDF/A-Format umgesetzt, was die Langzeitarchivierung deiner digitalen Dokumente ermöglicht.
1. Schritte zur Installation
Um den digibase Desktop Drucker auf deinem Computer nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig: Das Setup für den digibase Drucker findest du in den digibase Downloads.
Klicke einfach auf "digibase Printer Setup herunterladen".
Bitte beachten: Nach Abschluss der Installation kann sich der PC automatisch neu starten. Daher sichere vor der Installation alle Daten und schließe alle Programme.
Sofern sich eine ältere Version des digibase Druckers auf dem PC befindet, wird diese deinstalliert.
- Nach dem Ausführen des heruntergeladenen Setups öffnet sich ein Loginfenster – trage hier deine digibase Logindaten (E-Mail und Passwort) ein.
- Im Anschluss erscheint, wenn du denselben Benutzer in mehreren Organisationen hast, die Abfrage nach einer digibase Organisation. Um zu verhindern, dass du dein privates Postfach verknüpfst, wähle hier bitte deinen geschäftlichen Absenderaccount aus.
- Der digibase Drucker erscheint nun, wie auch deine lokalen Drucker, in deiner Druckerauswahl (z. B. Datei – Drucken).
Damit der Drucker nun in der Verwaltungssoftware erscheint, solltest du das Programm schließen, falls es noch geöffnet war.
Wenn du bisher keinen digibase Drucker auf dem PC hattest, muss die Absenderzeileangepasst werden.
Ist die Absenderzeile nicht hinterlegt oder wird im Dokument eine abweichende Absenderzeile genutzt, kann digibase das Dokument nicht automatisch dem Empfänger zuordnen. Du musst dies dann manuell in deinen Entwürfen zuordnen. Korrigiere die Absenderzeile entweder in den digibase Kontoeinstellungen oder in deiner Verwaltungssoftware.
2. Funktionen des digibase Druckers
Diese Funktion wurde implementiert, da das Ausdrucken eines PDFs mit dem digibase-Drucker nicht möglich ist und die PDFs in der Regel unleserlich hochgeladen werden.
Senden von PDFs an digibase (über Windows):
Anstatt des Ausdruckens durch die Auswahl des digibase Druckers, kannst du ein Dokument auch direkt über das PDF selbst übermitteln.
Wenn du eine PDF an digibase senden willst, gehe folgendermaßen vor:
- Rechtsklick auf die Datei
- "Senden an" auswählen
- "digibase" auswählen
Senden von PDFs an digibase (über Acrobat Reader):
Hinweis: Dies funktioniert ausschließlich über den Acrobat Reader. Andere PDF-Viewer sind nicht in der Lage, die Dokumente auf diesem Weg hochzuladen.
Optional kannst du, sofern Dokumente als PDF im Adobe Acrobat Reader geöffnet wurden, die integrierte Funktion zur direkten Übermittlung nutzen.
Wenn du eine PDF an digibase senden willst, gehe folgendermaßen vor:
- Rechtsklick auf die Datei
- "An digibase senden" auswählen
Einrichten von Briefpapier:
Um deinen Dokumenten eine persönliche Note zu verleihen, kannst du in digibase Briefpapier hinterlegen und dieses deinen Dokumenten hinzufügen, obwohl der Drucker nur virtuell ist.
Wie du dein eigenes Briefpapier in digibase einpflegen kannst, erfährst du im folgenden Artikel:
Eigenes Briefpapier erstellen und hinzufügen
Um ein Dokument nun mit dem Briefpapier zu drucken, muss der jeweilige Druckerschacht ausgewählt werden. Dies kannst du direkt in der Druckersoftware bei deiner Verwaltungssoftware vornehmen:
1. Nach Erstellung eines Dokuments musst du zunächst die Druckvorschau öffnen
2. Dort hast du die Möglichkeit, den Drucker zu konfigurieren
3. Dies auswählen und auf "Druckereigenschaften" klicken
4. Es öffnet sich ein Fenster – hier den Schacht "Briefpapier" auswählen und bestätigen
5. Abschließend kann der Druck ausgeführt und somit das Dokument nach digibase übertragen werden
Um zu überprüfen, ob alles korrekt übernommen wurde, kannst du in digibase direkt in den Entwürfen nachschauen, ob das Briefpapier korrekt hinterlegt wurde. Klicke dazu im Versand bei den Entwürfen auf das betroffene Dokument.
