INHALTSVERZEICHNIS
- Wofür ist die neue Funktion gut?
- Schritt 1: Globalen Zeitpunkt für die Abrechnung festlegen
- Schritt 2: Ausnahmen von der Jahresrechnung definieren
- Schritt 3: Die Automatik in der Praxis (Begehung abschließen)
- Tipps & Tricks
- FAQ / Fehlerbehebung
Wofür ist die neue Funktion gut?
Mit dieser Funktion kannst du die Erstellung deiner Jahresrechnungen für freie Tätigkeiten automatisieren. Du legst einmal fest, wann Rechnungen idealerweise erstellt werden sollen, und behältst bei jeder einzelnen Begehung die volle Kontrolle. Das spart dir wertvolle Zeit im Büro und sichert einen gleichmäßigen Geldfluss.
Schritt 1: Globalen Zeitpunkt für die Abrechnung festlegen
Als Erstes legst du eine globale Regel fest, wann Jahresrechnungen automatisch erstellt werden sollen. Diese Einstellung findest du unter Einstellungen > Rechnungen > Freie Vereinbarung. Klicke dort auf den Punkt „Auslöser Jahresrechnung“ (Raketensymbol).
Hier hast du vier Möglichkeiten, die auf dem Verhältnis von erledigten Terminen und angefallenen Kosten basieren:
- nie automatisch auslösen: Du löst jede Jahresrechnung manuell bei einer Begehung deiner Wahl aus.
- früh auslösen: Die Rechnung wird erstellt, nachdem ein kleinerer Teil der geplanten Arbeiten erledigt ist. Ideal, wenn du nicht lange in Vorleistung gehen möchtest.
- ausgewogen auslösen (empfohlen): Ein guter Mittelweg. Die Abrechnung erfolgt, wenn etwa die Hälfte der Arbeiten erledigt ist.
- spät auslösen: Die Rechnung wird erst erstellt, wenn fast alle Arbeiten für das Jahr abgeschlossen sind.
Schritt 2: Ausnahmen von der Jahresrechnung definieren
Bestimmte Tätigkeiten möchtest du vielleicht grundsätzlich nicht in der Jahresrechnung, sondern immer sofort einzeln abrechnen. Das kannst du für Messungen an Festbrennstoffanlagen einstellen.
Gehe dazu in die Einstellungen und wähle den freien Mandanten aus. Unter dem Punkt
„Ausgenommen von Jahresrechnungen“ kannst du die Option „Messung und Überprüfung von Heizsystemen für feste Brennstoffe“ aktivieren.
Ist der Haken gesetzt, wird für diese Begehungen immer eine Einzelrechnung erstellt. Ist der Haken nicht gesetzt, fließen die Kosten mit in die Jahresrechnung ein.
Schritt 3: Die Automatik in der Praxis (Begehung abschließen)
Trotz der globalen Einstellung hast du bei jeder einzelnen Begehung die volle Kontrolle. Beim Abschluss einer Begehung zeigt dir die App, wie weit der Fortschritt für die Jahresrechnung ist, und gibt dir eine Empfehlung.
Beispiel: Du hast bei einem Kunden 4 Kehrungen (K) und 1 Abgaswegeüberprüfung (AEP) geplant und als globale Einstellung „früh auslösen“ gewählt.
- Beim Abschluss der 1. Kehrung:
Der Schieberegler bei „Jahresrechnung erzeugen“ ist standardmäßig aus. Die App informiert dich: „Mit dem Abschluss dieser Begehung werden 20% des wiederkehrenden freien Jahresumsatzes erreicht“. Du kannst den Regler manuell aktivieren, musst es aber nicht.
- Beim Abschluss der 2. Kehrung:
Da die globale Einstellung „früh“ gewählt wurde, ist der Schieberegler „Jahresrechnung erzeugen“ jetzt standardmäßig an. Die App informiert dich, dass nun 40 % des Umsatzes erreicht sind. Du kannst die Rechnung jetzt automatisch erstellen lassen oder den Regler manuell ausschalten, um die Abrechnung noch zurückzuhalten.
Du kannst also deine globale Einstellung jederzeit für den Einzelfall übersteuern.
Tipps & Tricks
- Starte mit „ausgewogen“: Die Einstellung „ausgewogen auslösen“ ist für die meisten Kehrbezirke ein sehr guter Ausgangspunkt.
- Nutze die volle Flexibilität: Auch wenn du „nie automatisch auslösen“ wählst, kannst du bei jeder Begehung die Jahresrechnung mit dem Schieberegler manuell erstellen.
- Informierte Entscheidung: Nutze die Prozentangaben beim Abschluss der Begehung als Hilfe. Sie geben dir eine perfekte Orientierung, wie viel der Jahresleistung bereits erbracht wurde.
FAQ / Fehlerbehebung
- Frage: Warum wurde eine Jahresrechnung nicht automatisch erstellt, obwohl ich das so eingestellt habe?
- Antwort: Wahrscheinlich ist der von dir definierte Zeitpunkt (früh, ausgewogen, spät) für dieses Gebäude noch nicht erreicht. Beim Abschluss der nächsten Begehung wird die Automatik die Rechnung voraussichtlich vorschlagen.
- Frage: Wie kann ich eine automatisch vorgeschlagene Rechnungserstellung verhindern?
- Antwort: Deaktiviere einfach den Schieberegler „Jahresrechnung erzeugen“, bevor du auf „Begehung abschließen“ klickst. Die globale Einstellung wird damit für diesen einen Fall überschrieben.
- Frage: Wie kann ich Messungen immer einzeln abrechnen und nicht über die Jahresrechnung?
- Antwort: Gehe in die Mandanten-Einstellungen und setze unter „Ausgenommen von Jahresrechnungen“ den Haken bei „Messung und Überprüfung von Heizsystemen für feste Brennstoffe“, wie in Schritt 2 beschrieben.