Prüfung der Einstellungen

Interaktion aktivieren

Überprüfen Sie in Ihren Einstellungen unter Interaktionen, dass die beiden Optionen "Terminankündigung und Terminvereinbarungen aktiv sind. Legen Sie in diesem Bereich zusätzlich Ihre Geschäftszeiten fest. Bei Terminvereinbarungen können von Empfängern keine Termine außerhalb der Geschäftszeiten vorgeschlagen werden.


Partnerschaften - Interaktionen >


Tätigkeiten prüfen und erweitern 


In den Interaktionseinstellungen finden Sie zudem die Termintätigkeiten. Für das Schornsteinfegerhandwerk wurden die Standard-Tätigkeiten bereits angelegt. Bitte prüfen oder bearbeiten Sie die Tätigkeiten. In diesem Bereich können Sie auch weitere Tätigkeiten wie bspw. Rauchwarnmelderprüfung anlegen. 


Partnerschaften - Interaktionen - Tätigkeiten >


Denken Sie daran, sich bei den Terminbeschreibungen kurz zu fassen, da auf dem Deckblatt nur begrenzt Platz zur Verfügung steht.


Benutzerstammdaten aktualisieren (optional)

Optional können Sie einen Termindurchführenden wählen. Dieser muss in Ihrer Benutzerverwaltung angelegt werden.


Stammdaten - Benutzer >


Hinterlegen Sie die persönlichen Kontaktdaten in den Benutzereinstellungen.



Erstellung einer Terminanmeldung

Terminvereinbarungen und Terminanmeldungen können über 2 Wege erstellt werden (manuelle Erstellung, Erstellung über Druck/Serienbrief). Die manuelle Erstellung von Terminanmeldungen in digibase lohnt sich im speziellen für einzelne Terminabsprachen. Wenn Sie eine größere Anzahl an Terminen anmelden möchten empfiehlt sich dahingegen die Nutzung der Serienbrief- oder Terminfunktion Ihrer Verwaltungssoftware.


Manuelle Erstellung in digibase

Sie können Termine direkt in digibase anlegen. Rufen Sie dazu den entsprechenden Kunden auf und klicken Sie in den Partnerschaftsdetails auf "Termin vereinbaren" oder "Terminankündigung senden".


Im Hilfeartikel digibase Terminanmeldung erfahren Sie mehr zu den Unterschieden von Terminvereinbarung und Terminankündigung.


Erstellung über Serienbrief/Terminfunktion

digibase kann Termine aus gedruckten Dokumenten erkennen und diese in digibase erneut verarbeiten. Das eigentliche Dokument (Serienbrief, Dokument der Verwaltungssoftware) dient dabei nur zur Informationsübergabe an digibase und wird NICHT versendet. Um die Termine, Tätigkeiten und weitere Infos zu übergeben, werden Platzhalter benötigt.


Platzhalter in den Dokumenten

Liegenschaft: Laiblinger Weg 20, 70372 Stuttgart

Die Liegenschaft wird von digibase automatisch erkannt. 


 

#in:Terminvereinbarung#

ODER 

#in:Terminankündigung#

Die Angabe der Terminart ist verpflichtend. Ohne die Angabe wird das gedruckte Dokument nicht ausgelesen und geht als normales Dokument an den Empfänger.

 

#Termin-Zeit: 07.10.2020, 12:30 Uhr – 13:30 Uhr#

Die Angabe der Terminzeit kann folgendermaßen erfolgen:

  • Datum + Startzeit (tt.mm.jjjj, hh:mm Uhr)
  • Datum + Start-/Endzeit (tt.mm.jjjj, hh:mm Uhr - hh:mm Uhr)


Eine Terminanmeldung ohne eine Uhrzeit ist aktuell noch nicht möglich (Tag genaue Anmeldung)

 

#Termin-Tätigkeiten:

Schornsteinreinigung,

Abgaswegeüberprüfung,

Feuerstättenschau,

Immissionsschutzmessung,

Immissionsschutzmessung Feststoff,

Meine eigene Tätigkeit

#

Falls Sie eigene Tätigkeiten angelegt haben, können Sie den Namen der Tätigkeit auch über den Platzhalter übergeben (siehe "Meine eigene Tätigkeit' in der Aufzählung oben).

 

Pro Termin können max. 4 Tätigkeiten angemeldet werden.

 

#Termin-Durchführender:E-Mail-Adresse des digibase Benutzers# 

Optional: Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, der den Termin bearbeitet. Dieser wird in der Dashboard-Benachrichtigung wie auch auf dem Deckblatt als Ansprechpartner abgedruckt. Falls unter Stammdaten > Benutzer die Kontaktdaten des Mitarbeiters hinterlegt (E-Mail, Mobilnummer, Telefonnummer) sind, werden diese zusätzlich abgedruckt.

 

#Termin-Freitext:Ich bin freilebender Text.#

Zu jedem Termin kann ein Freitext von max. 200 Zeichen angelegt werden. Sollte der Text länger als 200 Zeichen sein, wird er auf der Dashboard-Benachrichtigung wie auch auf dem Deckblatt gekürzt.


Der Serienbrief bzw. das zu druckende Dokument sollte so ähnlich wie im Screenshot unten aussehen.


Falls Ihr Softwarehersteller ebenso Platzhalter im Einsatz hat, können diese kombiniert werden. Zum Beispiel:

  • UNO #Termin-Zeit:%Datum% %Uhrzeit%#
  • Hottgenroth Futura #Termin-Zeit: #TERMIN#, #INTERVALL##


Termine versenden

War der Druck erfolgreich finden Sie in Ihren Entwürfen Ihre von digibase erstellten neuen (und schicken) Terminanmeldungen. Achten Sie unbedingt darauf, dass das Label 'Deckblatt' und der Dokumenttitel "Terminanmeldung" sichtbar ist, wie im Screenshot unten zu sehen. Ist dies nicht der Fall, konnte digibase Ihre Terminanmeldung nicht als solche erkennen.