INHALTSVERZEICHNIS
- 1. Kurzfassung
- 2. Versand-E-Mail hinterlegen
- 3. Was passiert nach dem Speichern?
- 4. Wichtig zu Datenschutz und Zustimmung
- 5. Tipps & Hinweise
- 6. FAQ / Fehlerbehebung
1. Kurzfassung
Du kannst ab sofort bei einem Endkunden direkt eine Versand-E-Mail hinterlegen.
Ab dann werden Dokumente für diesen Endkunden an diese E-Mail-Adresse gesendet. Die bisherige Versandart wird dabei mit Mail-Versand überschrieben.
Die Versand-E-Mail gilt nur für diese konkrete Partnerschaft zwischen dir und diesem Endkunden.
Das funktioniert unabhängig davon, ob beim Endkunden vorher digital, smart, E-Mail oder Postservice eingestellt war.
Wichtig: Der Versand erfolgt per E-Mail. Der PDF-Anhang ist dabei unverschlüsselt. Deshalb musst du bestätigen, dass der Endkunde dem unverschlüsselten Versand per E-Mail zugestimmt hat.
Eine Ausnahme gibt es: Wenn für die Kunden-Organisation ein Routing in digibase eingerichtet ist, hat dieses Routing Vorrang.
2. Versand-E-Mail hinterlegen
Die Einstellung gibt es sowohl in digibase network als auch in network classic. Der Weg dorthin ist unterschiedlich.
Schritt 1 in digibase network: Kontakt öffnen
Gehe zu: Kontakte → gewünschten Endkunden öffnen → Versandeinstellungen bearbeiten
Dort kannst du die Versandart und die Versand-E-Mail des Endkunden bearbeiten.
Schritt 1 in network classic: Kunden öffnen
Gehe zu: Partnerschaften → Kunden → gewünschten Kundennamen anklicken
Öffne anschließend die Einstellungen über Bearbeiten.
Schritt 2: Versand-E-Mail eintragen
Trage im Feld Versand-E-Mail die gewünschte E-Mail-Adresse ein.
Bitte prüfe die Adresse sorgfältig. Künftige Dokumente für diesen Endkunden werden an diese Adresse gesendet.
digibase network prüft die Adresse nicht auf Tippfehler oder auf eine korrekte Struktur. Du bist daher selbst dafür verantwortlich, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse gültig ist.
Schritt 3: Zustimmung bestätigen
Bestätige anschließend, dass der Endkunde dem unverschlüsselten Versand per E-Mail zugestimmt hat.
In network classic setzt du dafür den entsprechenden Haken.
In digibase network aktivierst du die Bestätigung in den Versandeinstellungen über den Schieberegler.
Schritt 4: Speichern
Speichere die Änderung.
Ab diesem Zeitpunkt wird die Kunden-Organisation innerhalb dieser Partnerschaft auf den Versand per E-Mail umgestellt.
3. Was passiert nach dem Speichern?
Sobald eine Versand-E-Mail eingetragen und bestätigt wurde:
- werden Dokumente für diesen Endkunden an diese E-Mail-Adresse gesendet,
- die bisherige Versandart wird mit Mail-Versand überschrieben,
- die Einstellung gilt nur für diese konkrete Partnerschaft,
- vorhandene Mail-Empfänger in der Kunden-Organisation erhalten die Dokumente nicht mehr,
- der Status der Kunden-Organisation spielt keine Rolle. Das gilt also auch dann, wenn der Endkunde bereits registriert und aktiv ist (also auf "digital" steht).
4. Wichtig zu Datenschutz und Zustimmung
Der Versand erfolgt per E-Mail. Der PDF-Anhang ist dabei unverschlüsselt.
Mit dem Haken bzw. Schieberegler bestätigst du, dass der Endkunde dir gegenüber dem unverschlüsselten Versand per E-Mail zugestimmt hat.
Die Verantwortung für diese Zustimmung liegt bei dir.
Die neue Versand-E-Mail ist eine Alternative zu „Versand per Mail anfragen“. Bei „Versand per Mail anfragen“ bestätigt der Empfänger die Zustimmung selbst. Diese Funktion kann weiterhin für alle Kunden, die nicht auf "digital" stehen, verwendet werden.
Wichtig: Bei der neuen Versand-E-Mail gibt es keine zusätzliche Bestätigungsfunktion für wichtige Dokumente.
5. Tipps & Hinweise
Routing hat Vorrang:
Wenn für die Kunden-Organisation ein Routing in digibase eingerichtet ist, wird dieses weiterhin verwendet. Das Routing hat Vorrang vor der Versand-E-Mail.
E-Mail-Adresse sorgfältig prüfen:
Bitte achte besonders auf Tippfehler. Alle Dokumente für diesen Endkunden gehen künftig an die hinterlegte Versand-E-Mail. digibase network prüft die Adresse nicht auf Tippfehler oder eine korrekte Struktur.
Nur für diese Partnerschaft:
Die Versand-E-Mail gilt nur für die konkrete Partnerschaft zwischen dir und diesem Endkunden. Für andere Partnerschaften wird sie nicht automatisch übernommen.
Kein postalischer Nachsendemechanismus:
Bei der Versand-E-Mail wird nicht zusätzlich postalisch nachgesendet. Das unterscheidet diesen Versandweg von smart und digital.
Nur mit Zustimmung nutzen:
Nutze die Versand-E-Mail nur, wenn der Endkunde dem unverschlüsselten Versand wirklich zugestimmt hat.
Nicht von der bisherigen Versandart irritieren lassen:
Die Funktion greift unabhängig davon, ob der Endkunde vorher auf digital, smart, E-Mail oder Postservice stand.
6. FAQ / Fehlerbehebung
Der Endkunde steht auf Postservice. Kann ich trotzdem eine Versand-E-Mail eintragen?
Ja. Du kannst die Versand-E-Mail unabhängig von der bisherigen Versandart hinterlegen.
Die bisherige Versandart wird dann mit Mail-Versand überschrieben.
Der Endkunde steht auf digital oder smart. Funktioniert die Versand-E-Mail trotzdem?
Ja. Auch dann kann eine Versand-E-Mail hinterlegt werden.
Der Status der Kunden-Organisation spielt dabei keine Rolle.
Gibt es bei der Versand-E-Mail eine postalische Nachsendung?
Nein. Bei der Versand-E-Mail gibt es keinen zusätzlichen postalischen Nachsendemechanismus.
Bitte nutze die Funktion deshalb nur mit einer gültigen und sorgfältig geprüften E-Mail-Adresse.
Der Endkunde ist bereits aktiviert. Funktioniert die Versand-E-Mail trotzdem?
Ja. Die Versand-E-Mail funktioniert auch bei bereits aktivierten Kunden-Organisationen.
Bekommen bisherige Mail-Empfänger weiterhin die Dokumente?
Nein. Sobald die Versand-E-Mail aktiv ist, werden die Dokumente an diese Adresse gesendet.
Bisherige Mail-Empfänger in der Kunden-Organisation erhalten die Dokumente dann nicht mehr.
Warum wird trotz Versand-E-Mail nicht an diese Adresse gesendet?
Prüfe, ob für die Kunden-Organisation ein Routing eingerichtet ist.
Ein vorhandenes Routing hat Vorrang vor der Versand-E-Mail.
Muss der Endkunde den Mailversand noch einmal selbst bestätigen?
Nein. Bei diesem Weg gibt es keine zusätzliche Bestätigung durch den Endkunden in digibase.
Du bestätigst selbst, dass dir die Zustimmung des Endkunden vorliegt.
Prüft digibase network, ob die E-Mail-Adresse richtig ist?
Nein. digibase network prüft die hinterlegte Versand-E-Mail nicht auf Tippfehler oder eine korrekte Struktur.
Du bist selbst dafür verantwortlich, dass die Adresse gültig ist.
Kann ich weiterhin „Versand per Mail anfragen“ nutzen?
Ja. Die Funktion kann weiterhin verwendet werden.
Der Unterschied: Bei „Versand per Mail anfragen“ bestätigt der Empfänger die Zustimmung selbst. Bei der Versand-E-Mail bestätigst du, dass dir die Zustimmung bereits vorliegt.