Das Notizsystem in connect ab Version 2.25.0:
Inhalt
1. Notizen anlegen und Optionen
2. Notizen verwalten / Wo erscheint was?
1. Notizen anlegen und Optionen
Notizen kannst du an unterschiedlichen Stellen anlegen, z.B. im Gebäude, in Nutzungseinheiten, in Technikobjekten, in Begehungen,...
In den jeweiligen Bereichen findest du die Notizen ganz oben. Über die zugehörigen 3 Punkte (1) kannst du eine neue Notiz hinzufügen(2).
Den Notiztext kannst du jeweils ganz individuell eingeben (1).
Je nachdem in welchem Bereich du eine Notiz erstellst, stehen dir unterschiedliche Zusatzoptionen zur Auswahl (2) [erläuternder Hinweis in Klammern, weitere Infos unten]:
- Zur Card-Notiz machen [= erscheint auf der Karte in den Listen]
- In Notizübersicht anpinnen [= bleibt in der Notizübersicht immer sichtbar]
- In Kehrbuch drucken [= wird ins Kehrbuch übernommen]
- In Arbeitsliste drucken [= wird auf der Arbeitsliste ausgegeben]
Wenn du alle gewünschten Angaben gemacht hast, bestätigst du deine Eingabe mit fertig (3).
Auch in Kontakten kannst du Notizen hinterlegen. Hier findest du die Option an vorletzter Stelle. Du wählst Notiz anlegen, trägst im nächsten Schritt deine Notiz ein (ggf. den Schieberegler aktivieren) und bestätigst mit fertig.
2. Notizen verwalten / Wo erscheint was?
Alle Notizen werden in dem Bereich, in dem sie angelegt wurden, angezeigt. Zusätzlich erscheinen sie gesammelt in der Notizübersicht, die sich auf der Gebäudeebene befindet. Es wird hier auch ausgewiesen wie viele Notizen insgesamt vorliegen und wie viele davon Gebäudenotizen sind.
Mit dem Pfeil in der ersten Spalte (1) kannst du die Notizübersicht auf-/zuklappen. Wenn du den kleinen Pfeil in der dritten Spalte (2) wählst, dann „springst“ du direkt an die Stelle, an der die Notiz angelegt wurde. Für einen besseren Überblick wird zu jeder Notiz angezeigt, wann sie zuletzt bearbeitet wurde und von wem. Die Sortierung erfolgt chronologisch nach dem Bearbeitungsdatum (älteste unten, jüngste oben). Notizen, die bereits vor Version 2.25.0 angelegt waren, haben diese Zusatzinformationen nicht und werden daher alle automatisch mit dem Datum 01.01.1900 und dem Benutzer support@digibase.com versehen.
Über die 3 Punkte (1) kannst du auf Gebäudeebene umstellen zwischen der Anzeige der Notizübersicht oder nur den Gebäudenotizen. Innerhalb der jeweiligen Bereiche kannst du die Notizen bei Bedarf umsortieren.
Ausnahme: Begehungsnotizen werden nur zu ihrer Begehung angezeigt. Sie erscheinen im Bereich Begehungen und Termine, aber werden nicht im Gebäude angezeigt, da sie sich ausschließlich auf die eine Begehung beziehen, der sie zugeordnet sind.
Card-Notiz:
Jedes Gebäude kann genau eine Card-Notiz haben. Wenn es schon eine Card-Notiz gibt und du eine neue Notiz zur Card-Notiz machst, dann wird der Regler bei der vorigen Card-Notiz deaktiviert. Die Card-Notiz erscheint in der Gebäudeliste auf der Gebäudekarte. Hat keine Notiz diesen Zusatz, so wird die zuletzt erstellte Notiz hier angezeigt.
Auch unter Begehungen und unter Termine wird auf den Karten immer die Card-Notiz des Gebäudes (alternativ die jüngste Notiz) angezeigt. Zusätzlich erscheint hier jeweils die Card-Notiz der Begehung (falls eine angelegt ist).
In Arbeitsliste drucken:
Auf der Arbeitsliste wird die Arbeitsnotiz in der Spalte Termin + Hinweise ausgegeben.
3. Tipps und Tricks
- Notizen in Begehungen beziehen sich ausschließlich auf diese eine Begehung, in der sie hinterlegt sind und werden auch nur dort, unter Begehungen und unter Termine angezeigt.
- Notizen, die dauerhaft relevant sind, sind im Gebäude am besten aufgehoben. (Räume, Nutzungseinheiten, Technik, etc. können sich schließlich ändern, das Gebäude bleibt.)
- Notizen, die vorher schon existierten, werden übernommen:
- Sie bekommen den Zeitstempel 01.01.1900 und den Benutzer support@digibase.com.
- Der ehemalige Notizname und die Notizbeschreibung werden zum Text.
- Für bisherige Kehrbuchnotizen wird der Regler In Kehrbuch drucken automatisch aktiviert.
- Für bisherige nicht vertrauliche Anmeldenotizen wird der Regler In Arbeitsliste drucken automatisch eingeschaltet.
- Notizen, die auf den Karten bisher angezeigt wurden, bekommen den Regler zur Card-Notiz machen aktiviert.